Преследване на фактури: как да преследвате неплатени фактури по телефона

Въпреки това едно обикновено, неофициално телефонно обаждане често може да разреши проблемите бързо и безболезнено.

Създаването на директна връзка с клиента чрез разговор с него може да бъде жизненоважно и във времена на икономическа несигурност, като например по време на пандемията COVID-19. Например предприятията на всеки етап от веригата за доставки бяха засегнати от коронавируса. Може би клиентът ви просто се нуждае от още няколко дни, за да уреди паричния си поток, преди да плати фактурата ви. Ако случаят е такъв и сте в състояние да го подкрепите, ще си спестите неприятностите и разходите, свързани с по-агресивни тактики за събиране на вземания, като например съдебни производства. Може би по-важното е, че ще запазите работните си взаимоотношения с клиента и бъдещите възможности за растеж.

Няма един-единствен начин за успешно събиране на вземания по телефона. Всеки длъжник е различен и това, което води до положителен резултат в един случай, може да се окаже неуспешно в друг. Точно поради тази причина обаче задълбочената подготовка и известна доза гъвкавост ще увеличат значително шансовете ви за успех.

Области, които трябва да разгледате, преди да се обадите на клиент, който е в просрочие

Кой трябва да се обади на клиента?

Не всеки служител е подходящ да се обажда по телефона за събиране на фактури. Помислете за структурата на бизнеса си и за начина, по който се формират взаимоотношенията с клиентите. Трябва ли някой от финансовия ви екип да се обади на финансовия отдел на клиента? Или ще бъде по-лично - и вероятно по-продуктивно - ако мениджърът по сметките на клиента се обади директно на своя контакт? Чувства ли се човекът, натоварен да осъществи обаждането, подготвен за това? Помислете как най-добре да го подкрепите чрез обучение, предоставяне на информация или дори делегиране на правомощия на колега.

Създайте ясни цели

Когато създавате цели, е добре да определите какво се надявате да постигнете и с какво можете да направите компромис. Например, може да искате да постигнете пълно плащане, но може да можете да направите компромис с датата на плащане и да дадете на клиента си допълнително време за плащане. Ако не сте в състояние да дадете на клиента си допълнително време, може би бихте могли да работите с план за плащане, който означава, че получавате част от плащането предварително, а останалата част се разпределя на поредица от вноски.

Подготовка

Преди да се обадите за събиране на вземания, отделете известно време, за да проучите историята на дълга. Например, разберете дали причината за дълга е във вашия бизнес. Може би клиентът ви е в спор относно нивото или качеството на стоките или услугите или може би търговският ви екип е дал обещание относно условията на плащане, за което не сте знаели.

Проверете дали има проблем, който е възпрепятствал плащането. Разберете какво можете да направите, за да го разрешите. Възможно е клиентът ви да е задържал плащането, защото е имало нещо нередно във фактурата ви. Преди да се обадите, проверете:

• Включва ли фактурата всичко, което би трябвало да съдържа?
• Адресирана ли е до правилното лице или отдел?
• Получена ли е?
• Нуждае ли се счетоводният отдел на клиента ви от допълнителна информация, преди да обработи фактурата ви?

Обмислете различните начини, по които клиентът може да отговори на вашето обаждане. Дали ще се оправдава, или ще иска да работи с вас, за да разреши проблема? Дали е по-голям от вашата компания и е свикнал да се възползва от по-малките фирми? Може да е полезно да си изясните кои са най-често срещаните оправдания и как искате да им отговорите.

Създайте досие на клиента с информация, която включва:

• Име и данни за контакт с кого да се обадите
• История на записите на плащанията
• Предишен опит с известия за напомняне и обаждания за събиране на вземания, включително всички предишни причини за закъснели плащания

Изпращане на обаждане за просрочена фактура

Обадете се на директния телефон на лицето за контакт или го попитайте по име:

• Бъдете учтиви и оптимистични, придайте на разговора личен характер, но останете съсредоточени, твърди и настойчиви
• Преминете направо към същността на въпроса и ясно и открито заявете желанията си
• Бъдете състрадателни. Помнете, че може да има много причини клиентът да не е платил и някои от тях да са по вина на вашия бизнес. Топлите и силни отношения, които продължават напред, могат да бъдат по-ценни за вашия бизнес, отколкото тези, които са приключили заради недоразумение или спор, който е можело да бъде решен по приятелски начин
• Ако клиентът ви има история на закъснели плащания или отказва да плати това, което дължи, може да ви помогне да му кажете следващите стъпки, които смятате да предприемете. Те могат да включват:
  • начисляване на лихва за всеки просрочен ден
  • спиране на доставката на текущи и бъдещи стоки или услуги
  • премахване на условията на кредита
  • възлагане на работа на агенция за събиране на вземания
  • предприемане на правни действия
• Правете си бележки по време на разговора и обобщете основните действия в края на разговора, за да потвърдите, че и вие, и клиентът сте разбрали и сте съгласни. Кой какво ще направи и в какъв срок?

• Незабавно последвайте разговора с имейл, в който обобщавате основните обсъдени точки и всички договорени стъпки.

Какво да правите след обаждане за събиране на вземания

Документация

Уверете се, че бележките ви се съхраняват в досието на клиента. Документирането в системата е изключително важно, тъй като позволява на колега, агенция за събиране на вземания или правен представител да продължи делото в бъдеще.

Спазвайте думата си

Ако сте се споразумели за срок на плащане, уверете се, че той е спазен. По същия начин, ако се споразумеете за последиците при неплащане в уговорения срок, ще трябва да ги спазите.

Бъдете настойчиви

Може да се наложи да се свържете с длъжника си повече от веднъж. Бъдете готови да го направите. Може да ви бъде от полза да съставите график. Например, свържете се с него, след като фактурата закъснее с един или два дни. Направете това отново на редовни интервали, например на всеки пет до седем дни, докато дългът стане 30 дни след датата на падежа. Тогава може да се наложи да преминете - или поне да заплашите, че ще преминете - към професионални или правни действия.

Отразяване на

Прекарването на малко време в оценка на действията ви ще ви помогне да постигнете непрекъснато подобряване на резултатите от събирането на вземания. Следните въпроси могат да ви помогнат да разсъждавате:

• Проявих ли положително отношение, за да гарантирам оптимално телефонно обаждане, и зададох ли правилния тон?
• Винаги ли оставах фокусиран върху основната цел?
• Приемах ли безнадеждни обещания?
• Получих ли точни отговори на въпросите си?
• Споменах ли положителните аспекти?
• Успях ли да огранича телефонния разговор до достатъчен период от време?
• Доволен ли съм от моята линия на аргументация или нещо може да се подобри?

Какво да правите, ако обажданията ви за събиране на вземания са неуспешни

Ако не сте успели да осигурите плащане или разсрочено плащане на неизплатена фактура, може да се възползвате от специализиран съвет. Възможно е да успеете да договорите решение с посредник или да се наложи да предявите съдебен иск за парите. Професионална агенция за събиране на вземания също може да бъде много полезна. Понякога само контактът с агенцията за събиране на вземания е всичко, което е необходимо, за да може платецът да предприеме действия. Ако длъжникът ви е в чужбина, може да се възползвате и от услугите на агенция, която има офиси, езици и опит в същата държава, в която е и длъжникът ви.

Свържете се с нас

Цялото съдържание на тази страница е предмет на нашия отказ от отговорност, който можете да намерите тук.